Hur moderna organisationer fungerar - del 8
Intraorganisatorisk kommunikation är
en av de processer som binder samman en organisation, är
"kittet" i den. Genom kommunikation förmedlas information,
idéer, tankar och känslor. De anställda
kan uppleva kommunikationsproblem både horisontellt och
vertikalt.
Kommunikationsprocessen är känslig för påverkan
i samtliga faser. För att få fram hur kommunikationen kan påverkas
av organisatoriska förhållanden börjar författarna
med att ställa upp vissa krav på vad de kallar en idealisk
kommunikationsprocess. Därefter behandlar de hur kommunikationen kan
påverkas av strukturella, kulturella och maktmässiga
förhållanden, samt hur omvärlden kan dra upp
riktlinjer för organisationsintern kommunikation. Problem
som kan uppstå i kommunikationsprocessen tas upp, och författarna
diskuterar hur organisationer kan effektivisera kommunikationen.
Kommunikationen genomgår en uppsättning analytiskt skilda
faser: En avsändare har ett budskap som han eller hon
kodar och sänder till en mottagare genom en kanal.
Mottagaren avkodar detta budskap och ger avsändaren feedback.
Denna modell väcker fyra centrala frågor:
- Vad vill avsändaren uppnå och hur väljer avsändaren
att koda meddelandet? (beror på både individuella
och strukturella förhållanden).
- Vad påverkar avsändarens val av kommunikationskanal?
(Formella eller informella kanaler, muntlig eller skriftlig
överföring. Ska mycket information förmedlas? Är
det viktigt med snabb feedback? Vill man ha en formell eller
en personlig kontakt).
- Hur tolkar mottagaren budskapet? (Beror dels på hur det är
formulerat men även på mottagarens selektiva perception
samt mottagarens uppfattning om och inställning till avsändaren).
- Vilken feedback ger budskapet? (Beror på om det finns möjlighet
till feedback och på avsändarens och mottagarens
positioner i organisationen).
I olika sammanhang existerar specifika normer och traditioner
för vad som accepteras som meningsfull kommunikation. Dessa normer
går längre än kraven på språklig
kompetens. Man måste också ha en kommunikativ kompetens
att lägga sina ord på ett sätt som gör att omgivningen
lyssnar och lägger märke till det man säger. Professionerna
strävar efter meningskontroll över kommunikations-
och beslutsprocesser vilket verkar utestängande för
personer som inte är medlemmar i professionen.
Auktoritetshierarkin beskriver den formella auktoritetsstrukturen
i organisationen och de formella kommunikationskanalerna mellan
överordnade och underordnade. Kommunikationen från
ledare till underordnade kan indelas i fem huvudtyper efter informationens
innehåll:
- Instruktioner för arbetet
- Anledning till arbetet
- Information om procedurer och praxis i organisationen
- Feedback på underordnades arbete
- Information om organisationens ideologi.
Många menar att ledningens möjligheter att påverka
och kontrollera meningsbildandet i organisationen är viktigare
för verksamheten än direkt inflytande genom arbetsinstruktioner.
Anledningar till att det kan uppstå problem i den vertikala
kommunikationen nedåt kan vara situationuppfattning,
värderingar och sociala identifikationer samt personliga
ambitioner och privata mål hos chefer på mellannivå
vilket kan leda till att de medvetet håller tillbaka eller förvränger
information till underordnade.
Anledningar till att det kan uppstå problem i den vertikala
kommunikationen uppåt kan vara personliga antipatier,
meningsskiljaktigheter och bristande förtroende för
ledare. Vidare hur de organisatoriska förhållandena underlättar
för underordnade att initiera kontakt med överordnade samt
i vilken utsträckning de personliga relationerna till överordnade
gör sådan kontakt önskvärd och naturlig. Katz
& Kahn har indelat kommunikation från underordnade
till överordnade i fyra huvudtyper efter innehållet:
- Information om sig själv och det egna arbetet.
- Information om andra och deras arbete
- Information om organisationens procedurer och praxis
- Information om vad man anser bör göras, och hur.
Det grundläggande problemet när det gäller vertikal
kommunikation uppåt handlar om att hierarkin undertrycker kommunikation
och social samverkan mellan under- och överordnade.
Detta beror framförallt på att informationen av praktiska
skäl måste begränsas och sållas vilket
kan medföra att viktig information "kommer bort",
och på att feedbacken inte blir tillförlitlig eftersom
ingen underordnad vill framställa sig själv
eller sin överordnade i dålig dager
I vardagslag har anställda i en organisation mest kontakt
med personer som arbetar med likartade eller besläktade
uppgifter, och som har samma status på samma hierarkiska
nivå. Man hämtar socialt och emotionellt stöd
från personer man arbetar ihop med dagligen (informell organisation).
Ledare vill ibland förhindra den horisontella kommunikationen
eftersom kontrollen blir mindre och de anställda
kan gå ihop och bilda en motmakt.
Det antas allmänt att kulturella faktorer har stor betydelse
för hur anställda i organisationer tolkar information, händelser
och aktiviteter och hur de kommunicerar med varandra. Människor
kommunicerar bättre med medlemmar av samma kultur. Avgörande
faktorer kan vara social bakgrund, utbildning, profession
och fackspråk. Gemensam kultur skapar tillit.
Den informella kommunikationen i organisationer pågår
ständigt och den sprider information mycket snabbare än
den formella. De underlydande litar generellt mer på
den informella informationen. Rykten beror ofta på en kombination
av osäkerhet och rädsla bland underordnande
och kan ha en stark mobiliserande och ångestskapande
effekt. De undviks genom att ledningen vinnlägger
sig om att kommunicera skäl, situationsbedömningar
och ideologi. Rykten kan också vara positiva genom
att de skapar mening när informationen är fragmenterad
och otillräcklig.
När det gäller omvärldsegenskaper så förstärker
extern osäkerhet organisationens behov av information
och kommunikation. Vidare kan organisationer aktivt påverka
och forma sin externa handlingsmiljö genom selektiv och
strategisk uppmärksamhet och kommunikation gentemot omvärlden.
I fall där en organisation är starkt beroende av att kommunicera
med omvärlden upprättas det ofta en formell enhet eller
tjänst som har ansvaret för denna gränsreglerande
funktion.
Slutligen kan tidspress som härrör från förhållanden
i omvärlden utsätta organisationen för "stress" genom
att tvinga den att snabbt behandla information och fatta beslut.
Detta kräver att organisationen organiserar kommunikationen
så att man effektivt bemästrar behovet av kommunikation med
omvärlden, samtidigt som man tar hänsyn till de krav
som interna drag i organisationen ställer på effektiv
kommunikation om arbetsuppgifterna.
Hur kan organisationer effektivisera kommunikation? Kommunikationsbehovet
är inte knutet till samordningsbehovet utan till i vilken
grad osäkerhet om arbetsuppgifterna skapar ett informationsbehov.
Arbetsuppgifternas komplexitet är avgörande för
om ett centraliserat eller decentraliserat kommunikationsnätverk
är mest effektivt. Det är mest ändamålsenligt att
delegera befogenheter och skapa förutsättningar för horisontell
kommunikation när arbetsuppgifterna är komplexa
och svåra att standardisera. Sättet att filtrera,
bearbeta, tillrättalägga och kommunicera information
är alltså helt avgörande för hur beslut fattas
i organisationer.
Att förstå kommunikation är centralt för
förståelsen av hur beslut fattas i organisationer.
Genom kommunikationsprocessen sprids information, som senare blir underlag
för de beslut som fattas. Men det är ofta de slutsatser men
drar av informationen som kommuniceras i stället för
själva innehållet i den vilket kan medföra att en skev bild
ges av situationen och att det blir svårt att kontrollera
om informationen är riktig. |
|
|
 |
 |
|
 |
|
